Choroszcz 11.12.2017 r

Or – V.271.50.2017

Wyjaśnienie treści Ogłoszenia o zamówieniu dotyczącego postępowania „Kompleksowe usługi pocztowe na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy”

W odpowiedzi na  skierowane do Zamawiającego zapytania dotyczące treści Ogłoszenia o zamówieniu informujemy:

Zapytanie brzmiało:

Pytanie 1

Zamawiający w Formularzu cenowym dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy stanowiącym Załącznik nr 4 do ogłoszenia w poz. 10 oraz w Formularzu cenowym dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy w poz. 10 wskazał:

Z dniem 1 stycznia 2014 roku nastąpiła zmiana artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polega na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnej usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym, została zlikwidowana kategoria „ekonomiczne przesyłki listowe polecone w obrocie zagranicznym”. Usługa przesyłka polecona jest świadczona tylko jako usługa priorytetowa.

W związku z powyższym wnosimy do Zamawiającego o zmianę/anulowanie zapisu dotyczącego kategorii przesyłek poleconych zagranicznych nie będących przesyłkami najszybszej kategorii i potraktowanie tych przesyłek jako przesyłki polecone zagraniczne priorytetowe.

• Wnioskujemy o zmianę na „listy priorytetowe polecone z ZPO (teren Europy)” lub wykreślenie powyższych pozycji.

Odp. Zamawiający informuje, że pozycję zmienia na „listy priorytetowe polecone z ZPO (teren Europy)”.

Pytanie 2

Zamawiający w Ogłoszeniu o zamówieniu w poz. ‘III. Opisie przedmiotu zamówienia” w pkt 2 ppkt 4)  oraz w Załączniku nr 1 do Ogłoszenia: „Opis przedmiotu zamówienia” w ust. 1 ppkt d) wskazał: „odbiór przesyłek z dwóch miejsc wskazanych jako siedziby Zamawiającego i transport do placówek nadawczych”.

Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowe świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy”. Zgodnie z zapisami ustawy Prawo pocztowe – art. 2 ust. 1 pkt 1) usługa pocztowa polega na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek. W Opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający określił dodatkowo „odbiór z siedziby Zamawiającego i transport do placówek nadawczych”, jednakże usługa odbioru i transportu nie została przez Zamawiającego wyspecyfikowana w Formularzach cenowych, stanowiących Załącznik nr 4 do Ogłoszenia.

W związku z faktem, iż „odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego i transport do placówek nadawczych” w świetle obowiązującego Prawa Pocztowego, nie jest usługą pocztową wnioskujemy o wyspecyfikowanie usługi odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego i zmianę Formularzy cenowych dla Gminy Choroszcz oraz dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy, stanowiących Załącznik nr 4 do Ogłoszenia poprzez dodanie pozycji „Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego”. Jednocześnie Wykonawca informuje, że usługa transportowa podlega abonamentowej opłacie miesięcznej uzależnionej od zadeklarowanych dni odbioru.

Odp. Zamawiający informuje, że zostaje zmieniony formularz cenowy dla Gminy Choroszcz i dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy poprzez dodanie pozycji nr 12  o brzmieniu:

 Pytanie 3

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 7 pkt b) wskazał: „b) wyjątkowych sytuacjach korespondencja może zostać przygotowana do wysłania również po godzinie 14:00 co zobowiązuje Wykonawcę do przyjęcia i potwierdzenia nadania korespondencji w tym samym dniu.”

- Czy w wyżej wymienionych sytuacjach, Zamawiający osobiście dostarczy przesyłki do Wykonawcy w celu przyjęcia i potwierdzenia nadania korespondencji w tym samym dniu?

- Jeżeli Zamawiający żąda odebrania takich przesyłek z siedziby Zamawiającego, to wnioskujemy o wyspecyfikowanie takiej pozycji w Formularzach cenowych stanowiących Załącznik nr 4 do Ogłoszenia, oraz wnioskujemy o uzupełnienie Opisu przedmiotu zamówienia, w ten sposób, aby w sytuacjach, gdyby zachodziła konieczność odbierania przesyłek po godzinie 14.00 z siedziby Zamawiającego, Zamawiający zgłaszał taką potrzebę do godziny 10.00.

Odp. Zamawiający informuje, że osobiście dostarczy do Wykonawcy przesyłki do wysłania po godzinie 14:00 w celu przyjęcia i potwierdzenia nadania korespondencji w tym samym dniu.

Pytanie 4

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia, w ust. 29 wskazał: „Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie cen jednostkowych wyłącznie w następujących sytuacjach: 1) obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy, 2) korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy.”

Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień umowy w enumeratywnie wyliczonych przypadkach.

Wykonawca jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych, które objęte są przedmiotem zamówienia (na co wskazuje sam Zamawiający w Ogłoszeniu o zamówieniu) nie może swobodnie ustalać cen za świadczenie tego typu usług. Art. 53 i nast. ustawy Prawo pocztowe wyznaczają ścisły reżim ustalania opłat za świadczenie powszechnych usług pocztowych. Zatem w przypadku zmian cen w trakcie wykonywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, w świetle postanowień Opisu przedmiotu zamówienia, które zawarte będą we wzorze umowy, Wykonawca zmuszony będzie do świadczenia powszechnych usług pocztowych z naruszeniem przepisów ustawowych, nie tylko z zakresu prawa pocztowego, ale także cywilnego, czy antymonopolowego. Taki stan rzeczy byłby niedopuszczalny, zarówno ze względu ustawowe obowiązki ciążące na Wykonawcy jako operatorze wyznaczonym, jak również ze względu na narażenie Wykonawcy na odpowiedzialność odszkodowawczą, której zakres trudno nawet przewidzieć.

Ponadto zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w Opisie przedmiotu zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia przewidział możliwość zmiany umowy we wskazanych przypadkach, jednakże nie opisał warunków (sposobu wprowadzenia) zmian – co w świetle przepisów, jak również aktualnego orzecznictwa jest niewystarczające dla dokonania zmiany umowy, która nie zostanie uznana za nieważną.

Czy zatem Zamawiający uwzględni zmianę postanowień Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu poprzez dodanie postanowień o następującym brzmieniu: „Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie cen jednostkowych wyłącznie w następujących sytuacjach:

1. gdy nastąpi zmiana wysokości obowiązujących stawek podatku VAT dotyczących usługi lub usług należących do przedmiotu umowy, Strony dopuszczają możliwość zmiany cen jednostkowych, odpowiednio, tej usługi lub usług, w zakresie odpowiadającym zmianie wysokości stawki podatku VAT. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,
2. w przypadku wprowadzenia przez Wykonawcę powszechnie obowiązujących w jego działalności nowych cen usługi lub usług należących do przedmiotu umowy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen jednostkowych, odpowiednio tej usługi lub usług pod warunkiem ich zaakceptowania przez Zamawiającego, a w przypadkach, gdy jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa, również pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT”,
3. obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy,
4. korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy?

Odp. Zamawiający informuje, że uwzględni zmianę postanowień Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu poprzez dodanie w/w postanowień.

Pytanie 5

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 34 pkt 3) wskazał: „Zamawiający będzie miał prawo do odstąpienia od umowy w przypadkach: (…) 3) w przypadku stwierdzenia, że Wykonawca wykonuje przedmiotu umowy wadliwie lub w sposób sprzeczny z umową. Prawo do odstąpienia od umowy będzie przysługiwało Zamawiającemu w okresie 30 dni od daty powzięcia informacji o wystąpieniu ww. okoliczności. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących pod stronie Wykonawcy w wysokości 10% całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy”.

Niczym nieograniczone jednostronne prawo odstąpienia od umowy przez Zamawiającego oraz naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna potrącona została prawidłowo i w odpowiedniej wysokości, oraz w jaki zakresie Zamawiający stwierdził, że Wykonawca wykonuje przedmiot umowy wadliwie lub w sposób sprzeczny z umową. Nadto stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli, czy to Wykonawcy, czy sądu, może być uznane za nadużycie prawa, skutkujące nieważnością tegoż postanowienia na podstawie art. 58 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 139 ust. 1 Prawo zamówień publicznych.

W związku z powyższym, z uwagi na nierówne ukształtowanie praw stron umowy, prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Opisu przedmiotu zamówienia poprzez  modyfikację powyższego zapisu i dodanie do jego treści w ust. 34 pkt 3) zwrotu: „po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego z Wykonawcą w sprawie wadliwego lub sprzecznego z umową wykonania przedmiotu zamówienia, oraz potwierdzającego zasadność  i wysokość naliczonej kary umownej”?

Ponadto Wykonawca zwraca się z prośbą o złagodzenie postanowień i zagwarantowanie Wykonawcy możliwości wypowiedzenia się w zakresie słuszności naliczenia kary umownej, poprzez wcześniejsze uprzedzenie Wykonawcy na piśmie o takim zamiarze. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę powyższego na: „Zamawiający ma prawo potrącać przysługujące mu kary umowne w wysokości 1% z całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy, po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy”?

Odp. Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Opisu przedmiotu zamówienia poprzez  modyfikację powyższego zapisu i dodanie do jego treści w ust. 34 pkt 3) zwrotu: „po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego z Wykonawcą w sprawie wadliwego lub sprzecznego z umową wykonania przedmiotu zamówienia, oraz potwierdzającego zasadność  i wysokość naliczonej kary umownej”?

Ponadto Zamawiający dopuszcza zmianę na: „Zamawiający ma prawo potrącać przysługujące mu kary umowne w wysokości 1% z całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy, po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy”.

Pytanie 6

Zamawiający oczekuje, że Wykonawca przygotuje projekt umowy.

W związku z tym, że postępowanie zostało ogłoszone na świadczenie usług na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy, czy Zamawiający oczekuje przygotowania dwóch projektów umowy, oddzielnej dla Gminy Choroszcz i oddzielnej dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy?

Odp. Zamawiający informuje, że oczekuje przygotowania dwóch projektów umów, oddzielnie dla Gminy Choroszcz i oddzielnie dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy.

Pytanie 7

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia wskazuje na kary umowne „od łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy”

            Wykonawca zauważa, że Zamawiający w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ wskazuje na dwa punkty, zawierające „łączną cenę oferty brutto” oddzielnie dla Gminy Choroszcz i oddzielnie dla MGOPS w Choroszczy.

W nawiązaniu do pytania 6 w związku z pytaniem 7, czy kara umowna od „łącznej ceny brutto” dotyczy oddzielnych umów dla Jednostek Zamawiającego? Jeżeli Zamawiający nie przewiduje zawierania dwóch odrębnych umów dla Jednostek Zamawiającego, to wnioskujemy o zmianę Formularza ofertowego w ten sposób, by wynikało jasno, że łączna cena brutto oferty jest to suma oferty dla Gminy Choroszcz i MGOPS w Choroszczy.

Odp. Zamawiający informuje, że kara umowna będzie naliczana od „łącznej ceny brutto” dla oddzielnych umów Jednostek Zamawiającego.

Pytanie 8

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 27 wskazał: „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty skredytowanej po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez wykonawcę.”

- Czy Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy?

Odp. Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy.

Pytanie 9

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 27 wskazał: „ Płatność nastąpi w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury”.

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje inny niż określony przez Zamawiającego
w umowie termin płatności tj. liczony od dnia wystawienia faktury określony jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT, pozwalający terminowo dokonać płatności za wykonane usługi w ramach przedmiotu zamówienia?

Odp. Zamawiający informuje, że nie zmienia w/w zapisu.

Pytanie 10

Zamawiający w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 14 wskazał: „Do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej”.

            Zamawiający  nie załączył do Opisu przedmiotu zamówienia wzorów  potwierdzenia odbioru jakie zamierza stosować wobec przesyłek nadawanych w trybie KPA oraz  w trybie Ordynacji podatkowej, chociaż w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia w ust. 14 wskazał, że do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej”.

- Wykonawca informuje, że stosowanie przez Zamawiających w obrocie pocztowym różnorodnych formularzy potwierdzenia odbioru wpływa na obniżenie jakości świadczonych usług pocztowych, a także na koszty związane z procesem ich opracowywania, dlatego też druki potwierdzenia odbioru funkcjonujące w obrocie pocztowym muszą spełniać zarówno określone wymagania techniczne, jak również zapisy na formularzu muszą merytorycznie wynikać z obowiązujących przepisów prawa.

Zgodnie z Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawca dopuszcza do stosowania przez klientów formularze własnego nakładu, bez konieczności ich zatwierdzania, jeżeli ich wzory są zgodne z umieszczonymi na stronie www. Regulamin jest dokumentem na podstawie, którego są świadczone usługi pocztowe przez Wykonawcę. Ponieważ KPA oraz Ordynacja podatkowa nie mają aktów wykonawczych, a więc nie ma w obowiązujących aktach prawnych wzorów druków potwierdzeń odbioru w postępowaniu administracyjnym oraz postępowaniu podatkowym, Wykonawca przygotował wzory takich potwierdzeń odbioru, umieszczając na nich zapisy wynikające z KPA i Ordynacji podatkowej i zamieścił je na stronie www. Powołując się na ww. zapis Regulaminu – jeżeli klient zastosuje do nadawanych przesyłek potwierdzenie odbioru zgodne z jednym z ww. wzorów (w tym również zgodnie z wymogami technicznymi), jego zastosowanie nie wymaga zatwierdzenia przez Wykonawcę przed jego wprowadzeniem do obrotu pocztowego.

- Czy Zamawiający uwzględni wymagania Wykonawcy dotyczące warunków stosowania druków potwierdzenia odbioru, które są zgodne z obowiązującymi przepisami?

             W związku z powyższym wnioskujemy o zmianę ust. 14 Opisu przedmiotu zamówienia w następujący sposób: „Do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej, zgodne z wymogami technicznymi Wykonawcy, adekwatnymi do wybranego rodzaju postępowania.”

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia ust. 14 Opisu przedmiotu zamówienia i otrzymuje on brzmienie: „Do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej, zgodne z wymogami technicznymi Wykonawcy, adekwatnymi do wybranego rodzaju postępowania.”

Wykonawcy powinni  śledzić na bieżąco informacje zamieszczane przez Zmawiającego na stronie internetowej odnośnie postępowania o udzielenie zamówienia, którym są zainteresowani. Udzielone odpowiedzi i wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są wiążące dla stron i stanowią autentyczną wykładnię postanowień ogłoszenia o zamówieniu. Należy czytać ogłoszenie o zamówieniu łącznie z odpowiedziami udzielonymi przez Zamawiającego i wprowadzonymi zmianami. Wszystkie odpowiedzi i wyjaśnienia do ogłoszenia o zamówieniu oraz wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu ze swej istoty uzupełniają więc jej treść i Wykonawcy powinni brać pod uwagę przy sporządzaniu oferty.

Z up. Burmistrza Choroszczy

mgr inż. Mirosław Zalewski

       Sekretarz Gminy