Choroszcz 09.12.2019 r

Or – V.271.21.2019

Wyjaśnienie treści Ogłoszenia o zamówieniu dotyczącego postępowania „Kompleksowe usługi pocztowe na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy”

W odpowiedzi na  skierowane do Zamawiającego zapytania dotyczące treści Ogłoszenia o zamówieniu informujemy:

Zapytanie brzmiało:

Pytanie 1

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 1 wskazał, że: „Do przedmiotu zamówienia zalicza się w szczególności" (...) usługi polegające na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu doręczaniu przesyłek kurierskich".

Wykonawca wnosi o wyspecyfikowanie w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu przesyłek kurierskich będących przedmiotem zamówienia.

Wykonawca informuje, iż w obrocie krajowym świadczy usługi kurierskie w następujących przedziałach wagowych:

• do 1 kg (opakowanie Wykonawcy)
• do 5 kg
• powyżej 5 kg do 10 kg
• powyżej 10 kg do 20 kg
• powyżej 20 kg do 30 kg
• powyżej 30 kg do 50 kg;

Odp. Zamawiający informuje, że do formularza cenowego stanowiący załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu przesyłek kurierskich dołącza w/w pozycje tj. przesyłki kurierskie. W związku z czym załącza poprawiony załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu (załącznik nr 1 - poprawiony załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu).

Pytanie 2

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 12 wskazał, że; „Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek, za wyjątkiem możliwości nadawania przez Zamawiającego przesyłek kurierskich do 1000 g w opakowaniu firmowym Wykonawcy".

W nawiązaniu do pytania 1 Wykonawca wnosi o wyspecyfikowanie w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu usługi przesyłki kurierskiej do 1000 g w opakowaniu firmowym Wykonawcy.

Odp. Zamawiający informuje, że do formularza cenowego stanowiący załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu przesyłek kurierskich dołącza w/w pozycje tj. przesyłki kurierskie. W związku z czym załącza poprawiony załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu (załącznik nr 1 - poprawiony załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu).

Pytanie 3

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 27 wskazał, że „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu", po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty otrzymania prawidłowej faktury VAT".

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

 Ponadto, Wykonawca wyjaśnia, że przepisy prawa nie przewidują instytucji „prawidłowo" wystawionej faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 106e wymienia niezbędne elementy, które musi zawierać faktura. W przypadku błędów lub braków w fakturze podatnik zobowiązany jest zgodnie z art. 106j wystawić fakturę korygującą bądź notę korygującą - zgodnie z art. 106k. Faktura korygująca/nota księgowa nie dokumentuje odrębnego, niezależnego zdarzenia gospodarczego, lecz odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości. Punktem odniesienia do faktury korygującej/noty księgowej jest zatem faktura pierwotna. Faktura korygująca/nota księgowa powinna oprócz elementów korygowanych odzwierciedlać stan, w którym była wystawiona faktura pierwotna. W świetle powyższych uwag stwierdzić należy, że brak jest podstaw do wprowadzenia pojęcia prawidłowości faktury, a ewentualny błąd bądź brak w jej treści nie może mieć wpływu na umowny termin płatności.

W związku z powyższym Wykonawca proponuje dokonanie zmiany powyższego zapisu na następujący: „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu", po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT".

Jednocześnie Wykonawca proponuje przesyłanie faktur drogą elektroniczną w formacie PDF na wskazany przez Zamawiającego adres mailowy. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur ujednolica daty wystawienia i otrzymania faktury jak również przynosi wiele korzyści, które powodują, że:

• zmniejsza się liczba zgubionych faktur,
• zwiększa się płynność finansowa,
• jest krótszy czas akceptacji,
• dane są lepszej jakości,
• występują mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
• jest mniej zduplikowanych faktur.

W związku z powyższym Wykonawca wnosi o wyrażenie zgody na zastosowanie powyższego rozwiązania, akceptację załączonego do pisma porozumienia dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz przekazanie adresu mailowego na który będą przesyłane faktury VAT.

Wykonawca wyjaśnia, że zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza to, że zastosowanie „tradycyjnej" faktury elektronicznej wystawionej zgodnie z przepisami ustawy o VAT (np. w pliku PDF), wymaga uzyskania zgody (akceptacji) odbiorcy faktury.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 27 i otrzymuje on brzmienie:

 „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu", po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty otrzymania faktury VAT".

Pytanie 4

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 7 wskazał, że „Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z miejsc wskazanych przez Zamawiającego we wszystkie dni robocze (...) od poniedziałku do piątku, w przybliżeniu w godzinach od 09:30 do 10:30".

Z uwagi na brak możliwości logistycznych od stycznia 2020r. odbioru przesyłek przez Wykonawcę we wskazanych przez Zamawiającego godzinach, Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę powyższego zapisu na „Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z miejsc wskazanych przez Zamawiającego we wszystkie dni robocze (...) od poniedziałku do piątku, w przybliżeniu w godzinach od 11:30 do 12:30".?

Wykonawca jednocześnie informuje, iż po mimo zmiany godzin odbioru przesyłek, nadanie przesyłek następować będzie w tym samym dniu, w którym Wykonawca odbierze je z siedziby Zamawiającego, z zastrzeżeniem pkt. 9 Opisu Przedmiotu Zamówienia.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 7 i otrzymuje on brzmienie:

„Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z miejsc wskazanych przez Zamawiającego we wszystkie dni robocze (...) od poniedziałku do piątku, w przybliżeniu w godzinach od 11:00 do 12:00"

Pytanie 5

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 29, ppkt 4) przewidział możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie cen jednostkowych w przypadku korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. W związku z powyższym Wykonawca informuje, że możliwość skorzystania z stosowanych przez niego taryf specjalnych wiąże się, z koniecznością zrealizowania przez klienta szeregu dodatkowych czynności związanych z przygotowaniem lub opracowaniem przesyłek, oraz nadaniem przez klienta określonego wolumenu w okresie miesiąca kalendarzowego.

Zamawiający ubiegający się o zastosowanie taryfy specjalnej:

W przypadku przesyłek nierejestrowanych poza nadaniem określonego wolumenu zobowiązany jest do wykonania czynności takich jak:

1. maszynowe nanoszenie adresu, zgodne z Polskimi Normami, gwarantujące jego odczytywanie przez czytnik listowych maszyn rozdzielczych,
2. ostemplowanie przesyłek nierejestrowanych datą nadania (odcisk z maszyny do frankowania) lub umieszczenie napisów informujących o odstąpieniu od ich stemplowania i po uzgodnieniu z Wykonawcą naniesienie daty i miejsca nadania,
3. posortowanie przesyłek nierejestrowanych według kategorii na ekonomiczne i priorytetowe,
4. posortowanie przesyłek nierejestrowanych według kodów pocztowych w zakresie uzgodnionym z Wykonawcą, minimum do drugiej cyfry kodu pocztowego,
5. nadanie przesyłek nierejestrowanych w uzgodnionej z Wykonawcą placówce pocztowej nadawczej,
6. sporządzanie przez nadawcę zestawień ilościowo-wartościowych przesyłek nierejestrowanych, według kategorii, rodzajów gabarytów oraz przedziałów wagowych, zgodnie z cennikiem w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla pocztowej placówki nadawczej albo przekazanie ich do pocztowej placówki nadawczej przy wykorzystaniu systemu Elektroniczny Nadawca* albo uzgodnionego z Pocztą Polską formatu elektronicznej książki nadawczej,
7. informowanie placówki pocztowej nadawczej o planowanym nadaniu.

W przypadku przesyłek rejestrowanych miejscowych poza nadaniem określonego wolumenu zobowiązany jest do wykonania czynności takich jak:

1. wydzielanie przez nadawcę w osobny strumień, na etapie nadawania, przesyłek poleconych miejscowych z całej partii nadawanych przesyłek poleconych,
2. sporządzanie przez nadawcę pocztowej książki nadawczej dla przesyłek poleconych miejscowych (w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla placówki pocztowej nadawczej) albo przekazanie jej przy wykorzystaniu systemu Elektroniczny Nadawca albo uzgodnionego z Wykonawcą formatu elektronicznej książki nadawczej; pocztowa książka nadawcza nie może obejmować przesyłek innych niż przesyłki polecone miejscowe,
3. przekazanie przesyłek poleconych miejscowych do nadania zgodnie z kolejnością wpisów w pocztowej książce nadawczej.
4. Wykonawca informuje, że rabaty naliczane są niezależnie od siebie.

W związku z powyższym, czy Zamawiający przewiduje wykonywanie dodatkowych czynności, umożliwiających zastosowanie taryf rabatowych?

Odp. Zamawiający informuje, że nie przewiduje wykonywanie dodatkowych czynności, umożliwiających zastosowanie taryf rabatowych.

Pytanie 6

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 34 wskazał, że „ Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 2 % całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy - łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy dla oddzielnych umów Jednostek Zamawiającego".

Wykonawca wnosi o zmianę wysokości kary umownej w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy do poziomu 2% wynagrodzenia od niezrealizowanej części zamówienia

Odp. Zamawiający informuje, że nie zmienia zapisu z pkt. 34.

Wykonawcy powinni śledzić na bieżąco informacje zamieszczane przez Zmawiającego na stronie internetowej odnośnie postępowania o udzielenie zamówienia, którym są zainteresowani. Udzielone odpowiedzi i wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są wiążące dla stron i stanowią autentyczną wykładnię postanowień ogłoszenia o zamówieniu. Należy czytać ogłoszenie o zamówieniu łącznie z odpowiedziami udzielonymi przez Zamawiającego i wprowadzonymi zmianami. Wszystkie odpowiedzi i wyjaśnienia do ogłoszenia o zamówieniu oraz wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu ze swej istoty uzupełniają więc jej treść i Wykonawcy powinni brać pod uwagę przy sporządzaniu oferty.

Zastępca Burmistrza Choroszczy

              Grzegorz Gabrian

załącznik nr 1 - poprawiony załącznik nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu