Choroszcz 10.12.2020 r

Or – V.271.13.2020

Wyjaśnienie treści Ogłoszenia o zamówieniu dotyczącego postępowania „Kompleksowe usługi pocztowe na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy”

W odpowiedzi na  skierowane do Zamawiającego zapytania dotyczące treści Ogłoszenia o zamówieniu informujemy:

Zapytanie brzmiało:

Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 27 wskazał, że „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu", po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastgpi w terminie określonym jako 21 dni od daty otrzymania prawidłowej faktury VAT".

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminem sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

W związku z powyższym Wykonawca proponuje dokonanie zmiany powyższego zapisu na następujący: „Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu", po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT".

Jednocześnie Wykonawca proponuje przesyłanie faktur drogą elektroniczną w formacie PDF na wskazany przez Zamawiającego adres mailowy. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur ujednolica daty wystawienia i otrzymania faktury jak również przynosi wiele korzyści, które powodują, że:

• zmniejsza się liczba zgubionych faktur,
• zwiększa się płynność finansowa,
• jest krótszy czas akceptacji,
• dane są lepszej jakości,
• występują mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
• jest mniej zduplikowanych faktur.

W związku z powyższym Wykonawca wnosi o wyrażenie zgody na zastosowanie powyższego rozwiązania, akceptację załączonego do pisma porozumienia dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz przekazanie adresu mailowego na który będą przesyłane faktury VAT.

Wykonawca wyjaśnia, że zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza to, że zastosowanie „tradycyjnej" faktury elektronicznej wystawionej zgodnie z przepisami ustawy o VAT (np. w pliku PDF), wymaga uzyskania zgody (akceptacji) odbiorcy faktury.

Odp. Zamawiający informuje, że nie zmienia zapisu z pkt. 27.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że wyraża zgodę na zastosowanie powyższego rozwiązania i akceptuje załączone do pisma porozumienia dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz przekazanie adresu mailowego (urzad@choroszcz.pl) na który będą przesyłane faktury VAT.

Wykonawcy powinni śledzić na bieżąco informacje zamieszczane przez Zmawiającego na stronie internetowej odnośnie postępowania o udzielenie zamówienia, którym są zainteresowani. Udzielone odpowiedzi i wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są wiążące dla stron i stanowią autentyczną wykładnię postanowień ogłoszenia o zamówieniu. Należy czytać ogłoszenie o zamówieniu łącznie z odpowiedziami udzielonymi przez Zamawiającego i wprowadzonymi zmianami. Wszystkie odpowiedzi i wyjaśnienia do ogłoszenia o zamówieniu oraz wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu ze swej istoty uzupełniają więc jej treść i Wykonawcy powinni brać pod uwagę przy sporządzaniu oferty.

Zastępca Burmistrza Choroszczy

            Grzegorz Gabrian