Choroszcz 18.12.2018 r

Or – V.271.25.2018

Wyjaśnienie treści Ogłoszenia o zamówieniu dotyczącego postępowania „Kompleksowe usługi pocztowe na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy”

W odpowiedzi na  skierowane do Zamawiającego zapytania dotyczące treści Ogłoszenia o zamówieniu informujemy:

Zapytanie brzmiało:

1. Zamawiający w Ogłoszeniu o Zamówieniu w Dziale Opis sposobu obliczenia ceny pkt. 5 wskazał, że: „5. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Cena oferty stanowi wynagrodzenie z tytułu wykonania wszelkich obowiązków”.

Wykonawca składa wniosek o doprecyzowanie zapisu poprzez dopisanie następującej informacji:

„6. Cena, o której mowa w pkt. 5 obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją umowy – wynikające ze świadczenia usług wyszczególnionych w formularzu cenowym z zastrzeżeniem, że w przypadku usług nie ujętych w formularzu cenowym, z których będzie korzystał Zamawiający, usług dodatkowych i komplementarnych do usług objętych zamówieniem oraz dla przesyłek niestandardowych, które nie zostały wskazane w formularzu cenowym zastosowanie będą miały stawki cenowe wg Cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu realizacji usług”.

Odp. Zamawiający informuje, że doprecyzowuje zapis w Dziale XII. Opis sposobu obliczenia ceny pkt. 5 poprzez dopisanie następującej informacji:

„6. Cena, o której mowa w pkt. 5 obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją umowy – wynikające ze świadczenia usług wyszczególnionych w formularzu cenowym z zastrzeżeniem, że w przypadku usług nie ujętych w formularzu cenowym, z których będzie korzystał Zamawiający, usług dodatkowych i komplementarnych do usług objętych zamówieniem oraz dla przesyłek niestandardowych, które nie zostały wskazane w formularzu cenowym zastosowanie będą miały stawki cenowe wg Cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu realizacji usług”.

2. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 10 wskazał, że: „10. Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Oczekiwany termin zwrotu to 7 dni roboczych…………….”.

Wykonawca informuje, że na podstawie art. 47 ustawy Prawo pocztowe Minister właściwy do spraw łączności określił warunki wykonywania usług powszechnych, obejmujące m. in. wskaźniki czasu przebiegu przesyłek w obrocie krajowym (Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545). W załączniku nr 1 do wymienionego Rozporządzenia określony został czas przebiegu przesyłek listowych niebędących przesyłkami listowymi najszybszej kategorii (m. in. potwierdzenie odbioru) na poziomie D+5 (97% przesyłek) oraz D+3 (85% przesyłek), gdzie D+X oznacza liczbę dni od dnia nadania przesyłki do dnia jej doręczenia. W załączniku wskazano również udział liczby przesyłek pocztowych doręczonych w określonym terminie do ogólnej liczby nadanych przesyłek pocztowych, wyrażony w procentach.

Ze względu na wskaźniki procentowe, zgodnie z którymi Wykonawca, będący operatorem wyznaczonym, zobowiązanym do stosowania wymienionego Rozporządzenia, nie jest zobligowany do zachowania terminu 7-dniowego w 100%, Wykonawca wnioskuje, aby Zamawiający zmodyfikował zapis dotyczący terminu doręczania potwierdzeń odbioru oraz uwzględnił przepisy Rozporządzenia.

Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę zapisu na:

„Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.”

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 10 i otrzymuje on brzmienie:

„Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.”

3. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 12 wskazał, że: „12. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek.”

Wykonawca składa wniosek o zmianę powyższego zapisu, w taki sposób, aby w przypadku przesyłek kurierskich do 1000 g Zamawiający zgodził się na nadawania przesyłek kurierskich w opakowaniu firmowym Wykonawcy. Wykonawca wnosi o zmianę powyższego zapisu w opisie przedmiotu zamówienia w następujący sposób:

„12. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek, za wyjątkiem możliwości nadawania przez Zamawiającego przesyłek kurierskich do 1000 g w opakowaniu firmowym Wykonawcy”.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 12 i otrzymuje on brzmienie:

„12. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek, za wyjątkiem możliwości nadawania przez Zamawiającego przesyłek kurierskich do 1000 g w opakowaniu firmowym Wykonawcy”.

4. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 14 wskazał, że: „14. Do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej.”

Wykonawca informuje, że stosowanie przez nadawców w obrocie pocztowym różnorodnych formularzy potwierdzenia odbioru wpływa na obniżenie jakości świadczonych usług pocztowych, a także na koszty związane z procesem ich opracowywania, dlatego też druki potwierdzenia odbioru funkcjonujące w obrocie Wykonawcy muszą spełniać zarówno określone wymagania techniczne, jak również zapisy na formularzu merytoryczne powinny wynikać z obowiązujących przepisów prawa.

Zgodnie z § 13 ust. 4 Regulaminu świadczenia usług powszechnych Wykonawca dopuszcza do stosowania przez klientów formularze własnego nakładu, bez konieczności ich zatwierdzania, jeżeli ich wzory są zgodne z umieszczonymi na stronie www.poczta-polska.pl. Regulamin jest dokumentem na podstawie którego są świadczone usługi dla klientów.

Ponieważ KPA oraz Ordynacja podatkowa nie mają aktów wykonawczych, a więc nie ma
w obowiązujących aktach prawnych wzorów druków potwierdzeń odbioru w postępowaniu administracyjnym oraz postępowaniu podatkowym, Wykonawca przygotował wzory takich potwierdzeń odbioru, umieszczając na nich zapisy wynikające z KPA i Ordynacji podatkowej i zamieścił je na stronie www. Powołując się na ww. zapis Regulaminu – jeżeli Zamawiający zastosuje do nadawanych przesyłek potwierdzenie odbioru zgodne z jednym z ww. wzorów (w tym również zgodnie z wymogami technicznymi), jego zastosowanie nie wymaga zatwierdzenia przez Wykonawcę przed jego wprowadzeniem do obrotu pocztowego.

Wnioskujemy o zastąpienie zaproponowanego przez Zamawiającego zapisu na następujący:

5. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 27 wskazał, że: „27. Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty skredytowanej po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy.”

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

W związku z powyższym Wykonawca proponuje dokonanie zmiany powyższego zapisu na następujący:

„27. Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu”, po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy.”

Powyższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności za wykonane usługi w ramach przedmiotu zamówienia, ponadto biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy zawarte w art. 106 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r, Nr 177, poz. 1054 z późniejszymi zmianami) oraz regulacje wewnętrzne u Wykonawcy, wnosimy o zmianę zapisu.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 27 i otrzymuje on brzmienie:

„27. Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty „z dołu”, po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie określonym jako 21 dni od daty otrzymania prawidłowej faktury VAT. Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy.

Zamawiający przez słowo „prawidłowo” wystawiona faktura VAT, rozumie przypadek w którym podatnik nie jest zobowiązany wystawienia faktury korygującej bądź noty korygującej.”

6. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 34 ppkt 3) wskazał, że: „Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy dla oddzielnych umów Jednostek Zamawiającego.”

Wg Wykonawcy, Zamawiający określił odpowiedzialność Wykonawcy przewidując nieuzasadnioną dla Wykonawcy wysokość kary umownej w wyniku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Świadczy to o tym, że Zamawiający stawia się na pozycji uprzywilejowanej zakłócając jedną z naczelnych zasad prawa wynikających z kodeksu cywilnego (równości stron stosunku cywilnoprawnego). Konieczność zapłaty kary w przewidzianej wysokości zdaniem Wykonawcy jest rażąco wygórowane i wskazuje na oczywistą dysproporcję pomiędzy ciężarem naruszenia obowiązków przez Wykonawcę, a rozmiarem sankcji wymierzanej z tego tytułu. Przewidziana kara umowna jest zdecydowanie nieadekwatna w kontekście potrzeb i interesu Zamawiającego, charakteru świadczonych usług, a także ilości czynności wykonywanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia. Przy tak znacznej wysokości, wypowiedzenie umowy pozbawiałoby Wykonawcę znacznej części należnego wynagrodzenia, co jest powodem, iż przedmiotowe zamówienie traci dla niego sens ekonomiczny i uniemożliwia mu złożenie oferty w przedmiotowym postępowaniu.

Zgodnie z postanowieniami OPZ usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.).

Wskazujemy, iż zwłaszcza w odniesieniu do operatora wyznaczonego, określenie w taki sposób zasad odpowiedzialności nosi znamiona naruszenia przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Zgodnie z założeniem OPZ, usługi stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą wobec przesyłek, których realizacja oparta jest m.in. na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe, tym samym Wykonawca jako operator wyznaczony jest zobowiązany do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych przepisów Rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe.

W związku z powyższym Wykonawca wnosi o:

• wykreślenie lub dokonanie znacznego obniżenia wymiaru kary do poziomu 2% od wartości niezrealizowanej części umowy jako przepisów umownych dających prawo Zamawiającemu do nałożenia kar umownych w przypadku odstąpienia od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

Wykonawca informuje, że pozostawienie w OPZ wskazanego powyżej zapisu w niezmienionej formie uniemożliwi Wykonawcy złożenie wiążącej oferty.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia zapis w pkt 33 i otrzymuje on brzmienie:

„Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 2 % całkowitego szacowanego wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie Wykonawcy dla oddzielnych umów Jednostek Zamawiającego.”

7. Zamawiający w Formularzu cenowym oraz Opisie Przedmiotu Zamówienia w Tabeli - szacowana wielkość zamówienia w okresie obowiązywania umowy dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy oraz dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy poz. 9 wskazał terminy doręczania przesyłek kurierskich.

Wykonawca wnioskuje o zmianę zapisów zgodnie z zasadami świadczenia usługi kurierskiej przez Wykonawcę zwartymi w Regulaminach świadczenia usług kurierskich w obrocie krajowym, w następujący sposób:

W przypadku nadania przesyłki w dniu roboczym (od poniedziałku do piątku) do godz. 17:00 w miastach wojewódzkich albo do godz. 15:00 w pozostałych miastach i miejscowościach Wykonawca doręczy przesyłkę do drugiego dnia roboczego po dniu nadania, za wyjątkiem przesyłek nadanych z usługami dodatkowymi w zakres, których m.in. wchodzą:

Doręczenie do 8:00 – doręczenie przesyłki o masie do 2 kg w gwarantowanym terminie doręczenia w dniu następnym po dniu nadania, nadanej w serwisie Ekspres 24, do godziny 8:00; usługa realizowana w relacjach wskazanych w „Wykazie relacji dla przesyłek nadanych w serwisie Ekspres 24 z usługami dodatkowymi: „Doręczenie do 8:00”, „Doręczenie na wskazaną godzinę”, „Doręczenie po godzinie 17:00”; usługa niedostępna dla przesyłek niestandardowych, przesyłek z zawartością owadów i żywych ptaków oraz przesyłek z opcją „Odbiór w punkcie”,

Doręczenie do 9:00 – doręczenie przesyłki w gwarantowanym terminie doręczenia w dniu następnym po dniu nadania, nadanej w serwisie Ekspres 24, do godziny 9:00; usługa świadczona po pozytywnej weryfikacji możliwości jej wykonania; usługa niedostępna dla przesyłek niestandardowych, przesyłek z zawartością owadów i żywych ptaków oraz przesyłek z opcją „Odbiór w punkcie”,

Doręczenie do 12:00 – doręczenie przesyłki w gwarantowanym terminie doręczenia w dniu następnym po dniu nadania, nadanej w serwisie Ekspres 24, do godziny 12:00; usługa świadczona po pozytywnej weryfikacji możliwości jej wykonania; usługa niedostępna dla przesyłek niestandardowych, przesyłek z zawartością owadów i żywych ptaków oraz przesyłek z opcją „Odbiór w punkcie”,

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia formularz ofertowy dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy oraz dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy poz. 9  i otrzymuje on brzmienie:

8. Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia Tabeli - szacowana wielkość zamówienia w okresie obowiązywania umowy dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy oraz dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy poz. 10  wskazał:

Z dniem 1 stycznia 2014 roku nastąpiła zmiana artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polega na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnej usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym, została zlikwidowana kategoria „ekonomiczne przesyłki listowe polecone w obrocie zagranicznym”. Usługa przesyłka polecona jest świadczona tylko jako usługa priorytetowa. W związku z powyższym wnosimy do Zamawiającego o zmianę zapisu dotyczącego kategorii przesyłek poleconych zagranicznych nie będących przesyłkami najszybszej kategorii i potraktowanie tych przesyłek jako przesyłki polecone zagraniczne priorytetowe.

Wnioskujemy o zmianę na „listy priorytetowe polecone z ZPO (teren Europy)” powyższych pozycji.

Odp. Zamawiający informuje, że zmienia formularz ofertowy dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy oraz dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy  poprzez usuniecie poz. 10.

Zamawiający informuje, że zostaje zmienione Ogłoszenie o zamówieniu - Załącznik  nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu (opis przedmiotu zamówienia) poprzez dodanie pkt 41 o brzmieniu:

„41. Szczegółowy opis zamówienia zawarty jest w Ogłoszeniu o zamówieniu                        nr Or – V.271.25.2018 z dnia 12.12.2018 roku, które wraz z ofertą Wykonawcy stanowią integralną część niniejszej umowy.”

Jednocześnie Zamawiający informuje, że wprowadza niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach i przedłuża termin składania ofert z dnia 19.12.2018 r godz. 09.45  na dzień 21.12.2018 r godz. 09.45. W związku z tym otwarcie ofert nastąpi w dniu 21.12.2018 r godz. 10.00.

Wykonawcy powinni śledzić na bieżąco informacje zamieszczane przez Zmawiającego na stronie internetowej odnośnie postępowania o udzielenie zamówienia, którym są zainteresowani. Udzielone odpowiedzi i wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są wiążące dla stron i stanowią autentyczną wykładnię postanowień ogłoszenia o zamówieniu. Należy czytać ogłoszenie o zamówieniu łącznie z odpowiedziami udzielonymi przez Zamawiającego i wprowadzonymi zmianami. Wszystkie odpowiedzi i wyjaśnienia do ogłoszenia o zamówieniu oraz wprowadzone zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu ze swej istoty uzupełniają więc jej treść i Wykonawcy powinni brać pod uwagę przy sporządzaniu oferty.