Zarządzenie nr 120/2016

Burmistrza Choroszczy

z dnia 16.02.2016r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielenia zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

Na podstawie art. 30 ust. 1 i ust. 2 pkt. 3, art.33 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594, z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Choroszczy Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 297/2014 Burmistrza Choroszczy z dnia 18 kwietnia 2014 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielenia zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz

mgr inż. Robert Wardziński

Zał. do Zarządzenia nr 120/2016

Burmistrza Choroszczy z dnia 16.02.2016 r.

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

§ 1

1. Zamówienia których wartość szacunkowa w złotych nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym Regulaminem.
2. Wydatkowanie środków powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminowo realizacje zadań.
3. Zamawiający nie może w celu uniknięcie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

§ 2

1. Zamówienia Publiczne których wartość nie przekracza 5000 zł, realizowane są samodzielnie przez kierowników Referatu lub upoważnionego pracownika.
2. Udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza 5000 zł lecz nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro zatwierdza Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona po przeprowadzeniu przez kierowników Referatu lub upoważnionych pracowników procedury określonej niniejszym Regulaminem.

§ 3

1. W przypadku udzielania zamówień, których wartość nie przekracza 5000 zł nie jest wymagane prowadzenie dokumentacji czynności, a jedynie potwierdzenie na fakturze wystawionej przez Wykonawcę sprawdzenia merytorycznego.
2. W przypadku udzielania zamówień, których wartość przekracza 5000 zł, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro wymagane jest prowadzenie formularza dokumentującego udzielenia zamówienia o wartości do 30 000 euro stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Podstawą realizacji zamówienia o wartości powyżej 14 000 euro jest umowa zawarta w formie pisemnej.
4. Po realizacji zamówienia, formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do 30 000 euro, dołączany jest do faktury i przekazywany do Referatu Finansowego. Kopia formularza przekazywana jest pracownikowi ds. zamówień publicznych.

§ 4

1. Udzielenie zamówienia powyżej 5000 zł należy poprzedzić rozeznaniem (telefonicznie, faksem, e-mailem lub pisemnie) lokalnego lub krajowego rynku potencjalnych Wykonawców, zgodnie z zasadą gospodarności i racjonalności wydatków.

2. Rozeznanie rynku polega na uzyskaniu od co najmniej trzech Wykonawców informacji o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia.

3. Jeżeli uzyskanie informacji od więcej niż dwóch Wykonawców jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, można poprzestać na uzyskaniu informacji od dwóch Wykonawców.

4. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks, e-mail od Wykonawcy, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres Wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a w szczególności cenę.

5. Zamówienie należy udzielić Wykonawcy który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę jak i inne kryteria odnoszące do przedmiotu zamówienia, tj. termin wykonania, funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji, terminy płatności itp.

6. Z Wykonawcami, którzy złożyli oferty których wartość przewyższa możliwości finansowe Zamawiającego, można przeprowadzić negocjacje celem ustalenia najkorzystniejszych warunków realizacji zamówienia. Z przeprowadzonych negocjacji należy sporządzić odrębny protokół. Wyniki negocjacji przedstawia się w formularzu o którym mowa w § 3 ust. 2.

7. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych Wykonawców nie ma zastosowania w przypadku gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji konkretnemu Wykonawcy.

8. Odstąpienie od zasad opisanych w punktach 1-6 nastąpić może za zgodą Burmistrza.

§ 5

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

załącznik nr 1

………………………………………………………

(pieczęć adresowa Zamawiającego)

…………………………… r.

FORMULARZ DOKUMENTUJĄCY UDZIELENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI DO 30 000 €

1. Przedmiotem zamówienia jest ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Ponieważ wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 000 EURO, zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych (art. 4 pkt.8).

3. W dniu …………………….. r. zwrócono się do ............................. niżej wymienionych potencjalnych Wykonawców z zapytaniem, czy mogą zrealizować przedmiotowe zamówienie. (podać nazwy Wykonawców):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Uzyskano następujące oferty realizacji zamówienia (cena oraz inne istotne elementy np. termin wykonania, funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji, terminy płatności itp. )

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. W wyniku analizy otrzymanych ofert, przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie …………………………………………………………………………………............... ………………………………………………………………………………………....

(wpisać nazwę i adres Wykonawcy)

z ceną .….……………………………………………… zł

Postępowanie przeprowadził .................................................................................

(Kierownik Referatu lub upoważniony pracownik i kierownik Referatu)

Uzgodnił: ……………………………… Uzgodnił: ………………………..

(podpis pracownika ds. zamówień publicznych) (podpis Skarbnika)

Zatwierdził: …………………………………......................

(podpis)