Zarządzenie Nr 102/2015

Burmistrza Choroszczy

z dnia 10 grudnia 2015 roku

w sprawie wprowadzenia regulaminu pracy komisji przetargowej

Na podstawie art. 19 i 21 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku — Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), zarządzam:

§ 1

Wprowadzam regulamin pracy komisji przetargowej określający organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji przetargowej zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Traci moc zarządzenie Nr 53/2011 Burmistrza Choroszczy z dnia 12 lipca 2011r. w sprawie powołania komisji przetargowej.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz

mgr inż. Robert Wardziński

Zał. do zarządzenia Nr 102/2015

Regulamin pracy

Komisji przetargowej

§ 1

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1/ ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r Nr 113, poz. 759, ze zmianami),

2/ Zamawiającym - należy przez to rozumieć Burmistrza Choroszczy,

3/ Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega sie o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,

4/ Regulaminie - należy przez to rozumieć „Regulamin pracy Komisji przetargowej”,

5/ Komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w art. 20 ustawy, powołanej przez Burmistrza Choroszczy do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

6/ Przewodniczącym - należy przez to rozumieć Przewodniczącego komisji,

7/ Zastępcy Przewodniczącego — należy przez to rozumieć Zastępcę Przewodniczącego komisji,

8/ Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza komisji,

9/ Zastępcy Sekretarza — należy przez to rozumieć Zastępcę Sekretarza komisji,

§ 2

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza Komisja.

2. Komisja nie ma charakteru stałego. Jej skład jest powoływany każdorazowo przez Zamawiającego do przeprowadzenia określonych postępowań.

§ 3

1. Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy:

1/ udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

2/ prowadzenie negocjacji lub rokowań z Wykonawcami w sytuacjach określonych przez ustawę,

3/ otwarcie ofert,

4/ dokonanie oceny czy Wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

5/ wnioskowanie o wykluczenie Wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia w przypadkach przewidzianych ustawą,

6/ wnioskowanie o odrzucenie ofert w przypadkach określonych w ustawie,

7/ dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu,

8/ przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,

9/ zapoznanie z wniesionymi informacjami przez Wykonawców dotyczących zaniechania czynności lub podjętej niezgodnie z ustawą przez Zamawiającego i przygotowanie stanowiska Komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,

10/ wnioskowanie o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie,

11/ powiadamianie Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego o zwrocie wniesionego wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

2. Wniosek Komisji w przedmiocie wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia ofert oraz unieważnienia postępowania , rozstrzyga Burmistrz Choroszczy.

3. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wykonując w szczególności następujące czynności:

1/ sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,

2/ sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),

3/ odsyła Wykonawcom oferty złożone po terminie bez ich otwierania,

4/ w trakcie procedury oceny i badania ofert Komisja w szczególności sprawdza, czy każda z ofert:

a) spełnia kryteria i zasady określone w ustawie oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, istotnych warunkach zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

b) zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty i oświadczenia.

4. Komisja prowadzi rokowania w trybie zamówienia z wolnej ręki do czasu zawarcia umowy z Wykonawcą.

5. Komisja w toku prac zobowiązana jest do przestrzegania zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych.

6. Arbitra do udziału w postępowaniu odwoławczym wyznacza Burmistrz Choroszczy

7. Komisja przetargowa kończy pracę po:

1/ zawarciu umowy lub

2/ unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 4

1. Komisja podejmuje decyzje w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen jej członków.

2. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos Przewodniczącego a pod jego nieobecność Zastępca Przewodniczącego.

§ 5

Pracą Komisji kieruje Przewodniczący lub wyznaczony przez Kierownika Zamawiającego Zastępca Przewodniczącego. Do zadań kierującego Komisją należy:

1/ pobranie ofert z kancelarii Urzędu Miejskiego w dniu ich otwarcia,

2/ organizowanie prac Komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w decyzji o jej powołaniu,

3/ zebranie oświadczeń członków Komisji w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,

4/ nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonej przez Sekretarza lub jego Zastępcę,

5/ informowanie Burmistrza o przebiegu prac Komisji, w tym o nieprawidłowościach występujących w toku przeprowadzanego postępowania,

6/ publiczne obwieszczenie sesji otwarcia ofert w tym:

a) przedstawienie składu osobowego Komisji osobom przybyłym na otwarcie ofert,

b) bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) sprawdzenie, czy oferty zostały złożone w terminie, czy osoby reprezentujące Wykonawców którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w ich imieniu,

d) udzielanie głosu upoważnionym przedstawicielom wykonawców, obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień,

7/ sprawdzenie z członkami Komisji ważności ofert, poprzez ustalanie czy:

a) złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

b) Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania,

c) oferta nie podlega odrzuceniu,

8/ konsultowanie z radcą prawnym projektu pisma w sprawie wykluczenia Wykonawcy lub odrzucenia oferty w przypadku wątpliwości formalno — prawnych,

9/ przedkładanie Burmistrzowi projektu pisma w sprawie wykluczenia Wykonawcy lub odrzucenia oferty,

10/ wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

11/ zatwierdzenie prac Komisji przetargowej oraz protokołu postępowania.

§ 6

Do obowiązków Sekretarza Komisji lub jego Zastępcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego należy:

1/ współpraca z Referatem merytorycznie odpowiedzialnym przy opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

2/ dokumentowanie podstawowych czynności Komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników,

3/ udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem,

4/ powiadamianie członków Komisji o terminach posiedzeń,

5/ przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą,

6/ czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji,

7/ przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych,

8/ przygotowanie materiałów z postępowania do archiwizacji.

§ 7

Do obowiązków członka Komisji należy dokonywanie indywidualnej oceny ofert wyłącznie na podstawie:

1/ kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

2/ przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami każdy z członków sporządza kartę indywidualnej oceny ofert,

3/ każdy z członków Komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert w przypadku zastosowania kryteriów nieopisanych wzorami.

§ 8

Członkowie Komisji ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9

Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca niezwłocznie przedkłada Burmistrzowi Choroszczy kompletny protokół postępowania podpisany przez wszystkich członków Komisji oraz przez osobę upoważnioną w tym zakresie przez Burmistrza.

§ 10

1. Przewodniczący Komisji, za zgodą Burmistrza Choroszczy, powołuje biegłego (rzeczoznawcę) do wykonania określonych w toku jej prac czynności, jeżeli wymagane są wiadomości specjalne.

2. Wniosek Komisji o powołanie biegłego, powinien zawierać wskazanie przedmiotu
i terminu sporządzenia pisemnej opinii.

3. Biegłym nie może być pracownik zamawiającego.

§ 11

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.