Zarządzenie Nr 6/2003
ZARZĄDZENIE Nr 6/2003
DYREKTORA ZESPOŁU OBSŁUGI SZKÓŁ W CHOROSZCZY
z dnia 20.11.2003 r.
w sprawie: ustalenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Zespole Obsługi Szkół w Choroszczy oraz w jednostkach organizacyjnych obsługiwanych przez Zespół Obsługi Szkół.
Na podstawie § 3 ust.1 i § 4 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych ( Dz.U.Nr40, poz.174) zarządzam, co następuje:
§ 1
1.Ustalam jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych w Zespole Obsługi Szkół w Choroszczy w postaci instrukcji i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, która stanowi załącznik Nr 1 do zarządzenia.
Ustalone zasady sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych ujęte w instrukcji obowiązują wszystkich dyrektorów szkół i pracowników:
- Zespołu Obsługi Szkół w Choroszczy
Zespołu Szkół w Choroszczy
SP Choroszcz
SP Barszczewo
SP Kruszewo
SP Rogowo
SP Złotoria
Przedszkola Samorządowego w Choroszczy,
dla których Zespół Obsługi Szkół prowadzi obsługę finansowo - księgową .
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje od 01.01.2003 r.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 6/2003
Dyrektora Zespołu Obsługi
Szkół w Choroszczy
z dn.20.11.2003 r.
INSTRUKCJA
obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych
Część I - ogólna
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych w Zespole Obsługi Szkół w Choroszczy - gminnej jednostce budżetowej obsługującej pod względem finansowo - księgowym następujące jednostki budżetowe i zakłady budżetowe :
Zespół Szkół w Choroszczy
SP Choroszcz
SP Barszczewo
SP Kruszewo
SP Rogowo
SP Złotoria
Przedszkole Samorządowe w Choroszczy
Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 ( Dz. U. Nr 121 poz.591) oraz ustawy z 8.XII.2000r. (Dz.U.122 poz.1314 )
Część II - szczegółowa
§ 1
Organizacja i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej
Kontrola wewnętrzna ma na celu :
Badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, ze szczególnym uwzględnieniem prawa finansowego (budżetowego)
Badanie gospodarki, efektywności działań i realizacji zadań
Badanie procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań
Ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ewentualnych nadużyć
Ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenia osób odpowiedzialnych za ich powstanie
Wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości
Badania i oceny należy dokonywać w oparciu o celowość działalności oraz sprawność organizacji pracy.
2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor Zespołu Obsługi Szkół, sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli.
3. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonuje także z urzędu główny księgowy oraz inni pracownicy.
4. Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:
kontroli wstępnej - mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom. Kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań
kontroli bieżącej - polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo, bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniami itp.
kontroli - obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
5. W czasie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący zobowiązany jest:
zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom w celu dokonania zmian lub uzupełnień
odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie dyrektora o tym fakcie. Decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje dyrektor.
W razie ujawnienia w trakcie kontroli czynów posiadających znamiona przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym dyrektora, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. W każdym przypadku ujawnienie czynu, o którym mowa wyżej, dyrektor po niezwłocznym zawiadomieniu organów ścigania, obowiązany jest:
ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu
zbadać czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków
wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe
przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstania podobnych zaniedbań
wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej
§ 2
Gospodarka pieniężna.
Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego powinno być ograniczone do niezbędnego minimum i może dotyczyć tylko wydatków bieżących.
Gotówkę oraz druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w kasie ogniotrwałej lub szafie metalowej, która po zakończeniu pracy kasjer zamyka na klucz. Klucze od kasy przechowuje kasjer. Kasa powinna znajdować się w pomieszczeniu należycie zabezpieczonym. Dyrektor obowiązany jest zapewnić ochronę kasy jak również bezpieczeństwo transportu pieniędzy z banku - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.
Przechowywanie w kasie gotówki lub innych walorów nie należących do Zespołu Obsługi Szkół jest zabronione.
Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora, obowiązków tych nie wolno powierzyć głównemu księgowemu.
Do obowiązków kasjera należy:
właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych walorów
dokonywanie operacji gotówkowych ( wypłat i przyjmowanie wpłat) na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez osoby upoważnione, podpisane pod względem merytorycznym i formalnym oraz zatwierdzone do wypłaty.
dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych na określone potrzeby i cele
odprowadzenie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania, a najdalej w dniu następnym
niezwłocznie zawiadomienie dyrektora i głównego księgowego o brakach lub nadpłatach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy.
W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków, kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za:
nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej
dokonywanie wpłat bez udokumentowania podpisami odbiorów zamieszczonych na właściwych dowodach rozchodowych
należyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki
wypłacanie gotówki na podstawie nie zatwierdzonych dowodów do wypłaty.
Wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w przebitkowych raportach kasowych wg poniższych zasad:
wpisanie wszystkich dowodów indywidualnie
wpisanie sum podjętych z banku na podstawie dowodów rozchodowych
ujęcie wypłat dokonanych w danym dniu w oparciu o zbiorcze listy płatnicze na podstawie sporządzonego przez kasjera dowodu wewnętrznego ( PK ) w którym należy określić numery i pozycje list oraz ogólne kwoty wypłacone wg poszczególnych list
ustalenie w danym dniu pozostałości w kasie po zakończeniu przyjmowania opłat i dokonywania wypłat
Raporty kasowe po uprzednim ich podpisaniu i opisaniu ilości dowodów przychodowych kasjer przekazuje głównemu księgowemu za pokwitowaniem na kopii raportu. Załączone do raportu kasowego dowody wypłat muszą być zaopatrzone w klauzulę “wypłacono dnia” i podpis kasjera.
Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdza główny księgowy. W szczególności ustala on czy wykazane przychody i rozchody są udokumentowane dowodami księgowymi , czy załączone dowody odpowiadają określonym wymogom oraz zaopatrzone są w odpowiednie klauzule, czy prawidłowo ustalono stan gotówki.
Od kasjera powinny być pobrane deklaracje o odpowiedzialności materialnej.
Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazywanie kasy osobie należy dokonać każdorazowego na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.
Czeki gotówkowe, rozrachunkowe, polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje dyrektor Zespołu Obsługi Szkół i główny księgowy lub osoby upoważnione. Zabrania się podpisywania czeków in blanco.
§ 3
Gospodarka drukami ścisłego zarachowania.
Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania obejmuję się następujące druki:
czeki gotówkowe oraz rozrachunkowe
kwitariusze przychodowe oraz inne asygnaty kasowe
druki legitymacji
karty drogowe
2. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach należycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników. Ewidencję w/w druków należy prowadzić w bieżącej “księdze druków ścisłego zarachowania”. Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki.
Księgę druków ścisłego zarachowania należy ponumerować, przesznurować oraz zaparafować. Księgę tą przechowuje się pod zamknięciem.
Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.
Odpowiedzialny pracownik ustala w ewidencji stan ilościowy druków na ustalone okresy ze stanem rzeczywistym. O wszystkich różnicach zawiadamia niezwłocznie dyrektora i głównego księgowego. W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków dyrektor przeprowadza dochodzenie, wyciągając wnioski służbowe do osób winnych. W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych, należy zawiadomić właściwy bank. Książeczki czeków gotówkowych i rozrachunkowych oraz kwitariusze przechowuje w kasie kasjer, który ponosi osobiście odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
§ 4
Gospodarka środkami rzeczowymi.
Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi odpowiedzialny jest dyrektor, który obowiązany jest zapewnić:
używanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem
posiadanie tylko takich środków: w takiej ilości w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań
należyte przechowywanie
ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą
ustalenie prawidłowych zapasów materiałowych
Dyrektor obowiązany jest ustalić osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi i wyposażenia. Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych ich pieczy środków, przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem zepsuciem i kradzieżą.
Ewidencja środków trwałych i wyposażenia prowadzona jest w księgach inwentarzowych. Księgi te prowadzi osoba wyznaczona przez dyrektora.
Ewidencję środków trwałych prowadzi się dla środków o przewidywanym terminie użytkowania ponad 1 roku. Środki o niskiej wartości i krótszym od 1 roku okresie użytkowania traktuje się jako małocenne i księguje się w koszty jednostki.
§ 5
Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej.
Szkoła Podstawowa w Choroszczy i Przedszkole Samorządowe w Choroszczy prowadzi magazyn produktów żywnościowych
w celu zabezpieczenia żywności przed kradzieżą - okna w pomieszczeniach magazynowych powinny być zaopatrzone w kraty, siatki druciane, zaś drzwi w odpowiednie zamknięcia i okucia blachą.
przebywanie w magazynie innych osób bez magazyniera (intendenta) jest zabronione
magazyn należy utrzymywać w należytej czystości
klucze od magazynku może posiadać magazynier i intendent .
Magazynier - intendent samodzielnie dokonuje zakupów potrzebnych produktów żywnościowych do przyrządzania obiadów w stołówce szkolnej i jest odpowiedzialny za całość gospodarki żywnością. Odpowiada również materialnie i dyscyplinarnie za braki i straty powstałe z jego winy.
Magazynier - intendent obowiązany jest prowadzić ilościową ewidencję żywności wg rodzajów artykułów żywnościowych i ich cen.
Produkty żywnościowe wydawane są z magazynu wg dziennego zapotrzebowania i wedle obowiązujących norm. Dziennie zapotrzebowanie żywnościowe podpisują:
intendent - wydający
kucharka - przyjmujący
kierownik świetlicy, przedszkola
w sprawach spornych dotyczących jakości żywienia decyduje dyrektor szkoły, przedszkola
Na podstawie dziennych zapotrzebowań intendent sporządza na koniec każdego miesiąca zbiorcze zestawienie ilościowo - wartościowe rozchodu produktów żywnościowych i przekazuje do księgowości w terminie do 3 dnia roboczego następnego miesiąca.
Dokumenty gospodarki magazynowej należy prowadzić starannie, bez skreśleń, zamazań
błędne zapisy mogą być poprawione przez skreślenia i wpisanie liczby właściwej, poprawki powinny być zaopatrzone w podpis osoby poprawiającej, a w przypadku dziennego zapotrzebowania żywności także w podpis kucharki.
§ 6
Zasady prowadzenia ewidencji finansowo - księgowej.
Zadaniem rachunkowości jednostki jest bieżąca rejestracja operacji gospodarczych w sposób prawidłowy, kompletny i systematyczny, zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej i wyniku finansowego. Do tego zadania służą księgi rachunkowe.
Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku kalendarzowego, a zamyka na koniec tegoż roku. Zapisów w księgach dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawienia wolnych miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Zapisy powinien zawierać:
datę dokonania operacji
określenie rodzaju dowodu, ewentualnie jego numer
zrozumiały tekst lub skrót
W jednostce obowiązują następujące księgi rachunkowe:
konta księgi głównej - ewidencja syntetyczna
konta ksiąg pomocniczych - ewidencja analityczna
wykaz składników aktywów i pasywów
zestawienie obrotów i sald księgi głównej
konta księgi głównej służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisów dokonuje się również w kolejności chronologicznej, zachowuje ciągłość miesięcznie i narastająco i jednolicie przez cały rok kalendarzowy.
konta ksiąg pomocniczych - analitycznych stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Konta analityczne prowadzone w porządku systematycznym w formie wyodrębnionego zespołu kont, na których dokonuje się wtórnych zapisów ujętych pierwotnie na kontach syntetycznych.
konta analityczne prowadzone są oddzielnie dla każdej szkoły, a niektóre zbiorczo, ale w rozbiciu na poszczególne szkoły
szczegółowe księgi inwentarzowe do ewidencji “pozostałych środków trwałych w używaniu” i “zbiorów bibliotecznych” prowadzone są w poszczególnych szkołach, są one uzgadniane na koniec roku i raz w przypadku zmiany dyrektora jednostki
w księgach pozostałych środków trwałych w używaniu ewidencjonuje się tylko środki trwałe, których przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok, a wartość przewyższa 50 zł. Środki trwałe o wartości niższej niż od 50 zł i krótszym niż 1 rok okresie użytkowania uważa się za małocenne i księguje się w koszty danej szkoły.
Dla niektórych grup materiałów, a w szczególności
opału
artykułów żywnościowych do świetlicy
artykułów żywnościowych do przedszkola
materiałów zakupionych przez szkoły do remontów wykonywanych przez wynajętych fachowców
prowadzona jest ewidencja ilościowo - wartościowa. Zużycie tych materiałów wykazuje każda szkoła przedkładając do księgowości odpowiednie rozliczenie potwierdzone i podpisane przez dyrektora danej szkoły.
Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca zestawienie obrotów i sald zawierające:
symbole kont
salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za miesiąc oraz salda na koniec miesiąca
Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
Szczegółowy wykaz prowadzonych kont analitycznych zawiera zakładowy plan kont
§ 7
Definicja dokumentu.
Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach ( przedsięwzięciach), albo stwierdzający pewien stan rzeczy. Dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych i odzwierciedleniem operacji gospodarczych.
Prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają również za zadanie:
stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie pod względem legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych
stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków.
§ 8
Dowody księgowe i ich kontrola.
1 Dowód księgowy, prawidłowy, stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych zawiera:
I określenie rodzaju dowodu
II określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej
III opis operacji i jej wartość oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych
IV datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej
V podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
VI stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania
VII numer identyfikacyjny dowodu
VIIIsprawdzony pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne szkoły oraz dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione
2.Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych w celu:
udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,
udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (innych jednostek, banków, osób fizycznych), ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzania składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym)
udokumentowania wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami
Dowody wymienione w pkt. 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt. 3 - dowodami własnymi zewnętrznymi.
Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania są właściwi do wystawiania dowodów księgowych w celu udokumentowania operacji gospodarczych, podlegających na przekazaniu lub sprzedaży tej jednostce składników majątku, wykonywania robót i świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi.
Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególnie określają inne jednostki jako właściwie do udokumentowania określonych operacji gospodarczych.
Dowody wymienione w ust. 2 pkt. I 3 oraz w ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo - odbiorcze)
Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu prawdziwości ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. Osobami upoważniony do zatwierdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym są: dyrektorzy szkół. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno - rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy (§7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust.1) oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zwarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane do tego komputery. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym następuje zawsze po sprawdzeniu pod względem merytorycznym. Osobami upoważnionymi do zatwierdzenia dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym jest główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona.
Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie.
Jeżeli główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona do zatwierdzenia dowodów ujawni, że:
dokument posiada nieprawidłowości formalno - rachunkowe, zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia
dokument jest nierzetelny, lub że w dokumencie została ujęta nielegalna operacja gospodarcza albo podjęto zobowiązanie nie mające pokrycia w planie finansowym za wyjątkiem wypadków dopuszczonych w przepisach - odmawia jego podpisania.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenie dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno - rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych.
§ 9
Za dowody księgowe uważa się również:
zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym
polecenie księgowania
Zestawienie dowodów księgowych:
składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej
obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części
zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone
Polecenia księgowania sporządza się:
w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (wyksięgowanie błędu, otwarcie ksiąg, przeniesienie kosztów rozliczonych), w innych przypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.
Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych ( lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów )oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.
Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy § 2
Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Niezależnie od języka, w jakim dowód jest sporządzony, treść jego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
Dowody księgowe powinny być rzetelnie (zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej), wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (długopisem, atramentem, pismem maszynowym) wolne od błędu. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywanie lub usuwane w inny sposób. Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem lub długopisem.
Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.
Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami - VAT lub rachunkami dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku - paragony, dowody wpłat do kasy.
Zasady powyższe mają zastosowanie również do zakupu usług.
W sprawdzaniu dokumentów biorą udział poszczególne szkoły, oraz właściwi pracownicy, w zawiązku z czym zachodzi konieczność przekazywania dokumentów księgowych, który obejmuje drogę tych dokumentów od chwili sporządzenia lub wpływu do księgowości aż do momentu ich uznania, zdeklarowania i zaksięgowania.
Kancelaria każdej szkoły przyjmuje swoje zewnętrzne dowody księgowe:
sprawdza je
właściwie opisuje-zgodnie z ustawą o finansach publicznych i ustawą
przedkłada dyrektorowi do podpisu pod względem merytorycznym
dostarcza do księgowości Zespołu Obsługi Szkół - jak najszybciej
Główny księgowy lub wyznaczony pracownik sprawdza i podpisuje pod względem formalnym i rachunkowym właściwe dowody księgowe otrzymane ze szkół.
Opisane i podpisane pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym dowody księgowe wszystkich szkół i przedszkola zatwierdza do wypłaty dyrektor Zespołu Obsługi Szkół w Choroszczy i główny księgowy.
Kompletnie podpisane i zatwierdzone do wypłaty zewnętrzne i wewnętrzne dowody księgowe wszystkich szkół stanowią podstawę do księgowania w księgach rachunkowych.
Poszczególne dokumenty księgowe mają różne drogi obiegu, jednakże bez względu na ich rodzaj należy dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się drogą najkrótszą i najprostszą.
Dekretacja dokumentu księgowego jest to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobów ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.
segregacja dokumentów
sprawdzenie prawidłowości dokumentów
właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania)
Segregacja dokumentów polega na :
wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do komórki księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu ( np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są zapowiedzią).
podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi rejestrami ( np. kasowe, zakupu)
kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres ( dzień, dekadę, miesiąc)
Sprawdzanie prawidłowości otrzymanych z poszczególnych szkół dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane pod względem merytorycznym, oraz opisane.
tryb zakupu odnośnie zamówień publicznych zgodny z ustawą o zamówieniach publicznych
cel i przeznaczenie dokonanego zakupu materiałów, rzeczowych składników majątku lub usług
konto, numer i pozycję księgi inwentarzowej do której wpisano pozostałe środki trwałe lub książki
potwierdzenie wykonania usługi w przypadku jej zakupu
Właściwa dekretacja polega na:
nadaniu dokumentom numerów księgowych, pod którymi zostaną zaewidencjonowane
określeniu daty, pod jaką dowód ( lub zestawienie dowodów) ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia - przy dowodach własnych lub datą otrzymania - przy dowodach własnych lub datą otrzymania - przy dowodach obcych
umieszczaniu na dokumentach adnotacji:
wskazania sposobu rejestracji w urządzeniach ( na kontach ) analitycznych
podpisaniu przez głównego księgowego
Dokumenty księgowe klasyfikuje się według kryteriów:
ze względu na przeznaczenie:
dyspozycyjne, zawierające polecenie dokonania operacji gospodarczej albo wykonania zapisu nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej
wykonawcze, zawierające informacje o przebiegu lub skutku danej operacji
kombinowane ( dyspozycyjno - wykonawcze ) - dokumenty w pewnym okresie dyspozycyjne, a następnie wykonawcze ( np. dowód rozchodu materiałów, asygnata kasowa)
według obowiązku ewidencji w urządzeniach kasowych lub nie podlegające księgowaniu
według jednostek wystawiających
własne, wystawione przez jednostkę dokonującą księgowań na podstawie tych dokumentów
obce, wystawione przez inną jednostkę
według rodzaju odbiorcy:
pierwotne, zwane źródłowymi, wystawione w wyniku bezpośredniego pomiaru, obserwacji operacji gospodarczych
wtórne, wystawione są na podstawie dokumentów pierwotnych lub danych księgowości
według liczby operacji:
pojedyncze
zbiorcze
według rodzajów operacji, których dotyczą ( np. kosztów, inwestycji, magazynowe)
Dokumentami dotyczącymi zakupu materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami są:
zamówienie ( w odniesieniu do materiałów i usług)
oryginał faktury VAT lub rachunku uproszczonego dostawcy
sprostowanie faktura - VAT lub rachunków
dokumenty stwierdzające uregulowanie zobowiązania
Zamówienie sporządzone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami szczegółowymi, jest podstawą do dokonania zakupu materiałów lub zlecenia usług.
Faktura.
imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
numery identyfikacyjne lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy
datę ( lub miejsce ) dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejny faktury, oznaczonej faktura - VAT
nazwę towaru lub usługi
jednostkę miary i ilości sprzedawanych towarów lub zakres wykonywanych usług
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT ( cenę jednostkową netto)
wartość sprzedawanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto )
stawki podatku
sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów ( usług ) z podziałem na poszczególne stawki podatkowe
wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku ( wartość sprzedaży brutto ) z podziałem na poszczególne stawki podatkowe lub zwolnionych od podatku
kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażono liczbowo i słownie
czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób
sposób zapłaty
imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
datę wystawienia i numer kolejny rachunku, oznaczonego jako rachunek uproszczony
nazwę towaru lub usługi oraz ich ceny jednostkowe
jednostkę miary i ilości sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług
wartość sprzedanych towarów i wykonywanych usług
kwotę podatku - jeżeli sprzedaż podlega opodatkowaniu
czytelny podpis osoby upoważnionej do wystawienia rachunku uproszczonego lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby
sposób zapłaty
Sprawdzanie faktur.
oryginał otrzymuje nabywca
kopie zatrzymuje sprzedawca
Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są między innymi wyciągi bankowe, podające sumy zrealizowanych czeków załączone do wyciągów kopie przelewów bankowych, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup z dołączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki.
Podstawę do sprzedaży pisemne zamówienie ( umowa ) złożone przez odbiorców. Zamówienie powinno być zaakceptowane przez dyrektora ZOSz.
Dowód wpłaty.
Czeki.
Polecenie przelewu i zbiorcze polecenie przelewu.
Wyciągi z rachunków bankowych.
Pismo angażujące nowego pracownika, które jest potwierdzeniem zawarcia umowy o pracę wystawia komórka służb pracowniczych na podstawie decyzji dyrektora, w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał dla pracownika
pierwsza kopia - dla komórki służb pracowniczych
druga kopia - dla komórki finansowo - księgowej, sekcji płac.
Pismo przyznające zależne dodatki wystawia pracownik służb pracowniczych na podstawie decyzji dyrektora w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
oryginał dla pracownika
pierwsza kopia dla służby pracowniczej
druga kopia dla księgowości
Wykaz zajęć dydaktyczno - wychowawczych dodatkowo płatnych wystawia i podpisuje dyrektor szkoły
Miesięczny wykaz przeprowadzonych przez nauczycieli godzin ponad wymiarowych sporządza odpowiedni pracownik, na podstawie imiennych tygodniowych rozliczeń tych godzin wykazanych przez nauczyciela i podpisanych przez dyrektora. Wykaz sporządza się w 2 egzemplarzach;
oryginał do księgowości
kopia w aktach szkoły
Zmiana umowy o pracę jest decyzją dyrektora o zmianie zajmowanego stanowiska lub zaszeregowania pracownika i wystawiana jest przez komórkę służb pracowniczych w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał - dla pracownika
pierwsza kopia dla komórki służb pracowniczych
druga kopia dla komórki plac
Rozwiązanie umowy o pracę następuje na piśmie, na warunkach określonych w układzie zbiorowym ( Kodeks Pracy ) i określa przede wszystkim datę rozwiązania umowy. Rozwiązania umowy o pracę wystawia komórka służb pracowniczych w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał - dla pracownika
pierwsza kopia - dla komórki służb pracowniczych
druga kopia - dla komórki płac
Na pracę doraźną, nie przewidzianą planie zatrudnienia ze względu na nie wielkie rozmiary lub krótkotrwałość, zawiera się umowę o pracę zleconą ( umowa - zlecenie o pracę doraźną sporządza jednostka zlecająca pracę, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał - dla wykonawcy
kopia dla komórki zlecającej pracę ( po wykonaniu pracy załącza się ją do rachunku )
oryginał dla wykonawcy
pierwsza kopia dla komórki służb pracowniczych
druga kopia - dla komórki finansowo - księgowej, sekcji plac,
Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawia upoważniony do tego pracownik, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał - dla komórki płac
kopia dla wystawiającej
Rachunki płacone za pracę doraźne lub w charakterze przejściowym ( na umowę - zlecenie ) wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie należności osób fizycznych za wykonywanie usług, polegających głównie na osobistej pracy. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.
Podstawę do sporządzania listy płac z tytułu premii stanowią wnioski premiowe sporządzone i podpisane przez dyrektora. Wnioski premiowe wystawia się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał dla komórki plac
kopia dla komórki wystawiającej
Listy płac sporządza komórka finansowo - księgowa na podstawie odpowiednio sporządzonych przez odpowiedzialny za odcinek pracowników i sprawdzonych dowodów źródłowych.
Listy płac powinny zwierać co najmniej następujące dane:
łączną sumę do wypłaty
sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac
sumę wynagrodzeń netto
sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych ( dodatki: funkcyjny, służbowy)
pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis wraz z datą odbioru wynagrodzenia)
Zgodnie z ustaleniami zawartymi w Kodeksie Pracy, w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń:
należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych
czynszu za lokal mieszkalny udostępniony przez zakład pracy,
Listy płac nie mogą zawierać żadnych, poprawek, skreśleń.
Listy płac powinny być podpisane przez:
osobę sporządzającą
dyrektora właściwej szkoły, przedszkola
głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną
dyrektora ZOSz.
Listy płac, po podpisaniu przez w/w osoby zostają przekazane do kasy celem dokonania wypłaty.
Obieg dokumentów dotyczących działalności inwestycyjnej w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków, obrotów magazynowych funkcjonuje według takich samych zasad jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Wszystkie dokumenty (dowody księgowe) dotyczące inwestycji rozpoczętych i zakończonych muszą być skontrolowane przez dyrektora szkoły i inspektora nadzoru danej szkoły oznaczone symbolami i numerami pozycji określonego planu rzeczowo - finansowego inwestycji.
Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji są:
faktury zewnętrzne dostawców lub wykonawców
dowody wydania materiałów
Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami dostawców zgodnie z zamówieniami (dokonanymi na podstawie przepisów szczegółowych o zamówieniach publicznych) oraz dołączonymi do faktur dowodami “OT”- przyjęcia środka trwałego. Jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto środki obrotowe, zamiast dowodu “OT” wystawia się dowód “ Pz ”, na którym należy zaznaczyć “INWESTYCJA”. Dowody “ OT ” i “ Pz ” stanowią również podstawą do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu środków trwałych i obrotowych. Przy pracach projektowo - kosztorysowych do faktur wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące osoby, której powierzono dokumentację do przechowywania.
W przypadku przekazania z magazynu do montażu maszyn i urządzeń inwestycyjnych oraz zużycia materiałów inwestycyjnych na inwestycje wykonane w własnym zakresie - wystawiany jest dowód “ RW ”. Udokumentowanie wydania materiałów przedsiębiorstwom będącym wykonawcami inwestycji - stanowi dowód “ Wz ”. Zwrot nie zużytych przez wykonawcę materiałów następuje na podstawie dowodu “ Zw ”
protokół odbioru końcowego i przekazanie do użytku inwestycji
dowody “ OT - przyjęcie środka trwałego”
polecenie księgowania
Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano - montażowych. Do protokołu powinny być dołączone dowody “ OT ”, w których zgodnie z wynikającą z protokołu wartością inwestycji - ustala się wartość i granicę poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał dla komórki finansowo - księgowej
pierwsza kopia - dla komórki eksploatującej przyjęty lub wyremontowany obiekt
Dowody “ OT ”stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegający na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łączenie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano - montażowych.
Polecenie księgowania sporządzono przez pracownika komórki finansowo - księgowej na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, stanowi udokumentowanie wartości niematerialnych i prawnych na koniec inwestycji zakończonych.
Przekwalifikowanie środków trwałych na pozostałe środki trwałe (wyposażenie) lub wyposażenia na środki pracy od środka trwałe może mieć miejsce na skutek zmiany kryterium zaliczania środków pracy do środków trwałych lub pozostałych środków trwałych oraz niewłaściwego ich zakwalifikowania w przeszłości. Przekwalifikowanie takie powinno być udokumentowane przez sporządzenie odpowiedniego protokółu (zatwierdzającego wartość początkową i umorzenie środka pracy) przez powołaną do tego celu komisję. Protokół przekwalifikowania sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem;
oryginał - dla komórki finansowo - księgowej
pierwsza kopia - dla komórki użytkującej dany środek pracy
druga kopia - dla komórki wystawiającej dowód
Dowód “RT” - protokół przekazania - przyjęcia środka trwałego dokonuje wyłącznie przekazanie lub przyjęcia środka trwałego z innych jednostek z zewnątrz. Dokument sporządza sekcja administracyjno -gospodarcza strony przekazującej w czterech egzemplarzach , po dwa egzemplarze dla każdej ze stron.
Dokumentem stwierdzającym likwidację środka trwałego lub wyposażenia, w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
oryginał i druga kopia - dla komórki finansowo - księgowej
pierwsza kopia - dla jednostki dokonującej likwidacji. Do dokumentu “LT LN” w razie potrzeby dołącza się dowód własny “Protokół kasacyjny nr .............. w sprawie likwidacji środków trwałych”.
Każda szkoła podstawowa opracowuje plany wydatków budżetowych, zgodnie z zasadą szczegółowości, określoną w procedurze budżetowej według poszczególnych rozdziałów klasyfikacji budżetowej. Każda szkoła ma tyle planów ile realizuje zadań wyodrębnionych w klasyfikacji budżetowej jako rozdziały.
Plany wydatków budżetowych zatwierdza Burmistrz Choroszczy.
Plany środków specjalnych zatwierdzają dyrektorzy szkół.
Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane “zbiorami” należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmiana, nieupoważnionych rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części wymaga zgody dyrektora.
Mienia będące własnością Zespołu Obsługi Szkół powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwości kradzieży. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Nie wolno pozostawiać klucza w drzwiach.
Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w zamykanych na klucz biurkach.
Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia ponosi dyrektor Zespołu
§ 10
W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastosowanie nazw tych składników symbolami (literowymi, liczbowymi), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli.
Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, jednostka posiadająca ten dowód jest obowiązana sporządzić odrębny dowód lub załącznik do dowodu sporządzonego w walucie obcej, zawierający przeliczenie waluty obcej na polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie danych w walucie obcej na walutę polską może być zamieszczone w wolnych polach tego dowodu.
Błędy w dowodach księgowych wewnętrznych należy poprawić przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr.
§ 11
Obieg dowodów księgowych.
o zamówieniach publicznych
W ten sam sposób postępuje z dowodami wewnętrznymi.
§ 12
Dekretacja, klasyfikacja i rodzaj dowodów księgowych.
Dekretacja obejmuje następujące etapy:
Opis powinien zawierać co najmniej:
W przypadku stwierdzenia, że dokumenty te nie zawierają powyższych ustaleń, należy je zwrócić do właściwej szkoły celem uzupełnienia.
Pod względem formalno - rachunkowym dokumenty ze wszystkich szkół sprawdza główny księgowy lub wyznaczony pracownik księgowości.
Dokumenty księgowe wszystkich szkół i przedszkola zatwierdzają do wypłaty:
dyrektor Zespołu Obsługi Szkół i główny księgowy.
na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany - w odniesieniu do dokumentów objętych rejestrami ( np. umieszczanie numeru ewidencyjnego rejestru )
W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji należy stosować pieczątki o treści:
Sprawdzono pod względem Sprawdzono pod względem
merytorycznym formalnym i rachunkowym
................................................... ...................................................
( podpis dyr.) ( podpis dyr. ZOSz lub osoby
upoważnionej)
§ 13
§ 14
Dowody księgowe dotyczące zakupu materiałów i usług oraz rozrachunków
“Faktura - VAT” lub “Rachunek uproszczony” są dokumentami księgowymi.
Zakupy rzeczowych składników majątkowych mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami dostawców. Faktura VAT obejmuje:
Rachunek zawiera co najmniej;
W razie sprzedaży dokonywanej na podstawie pisemnego zamówienia lub oferty faktura nie musi zawierać czytelnych podpisów osób uprawnionych do otrzymania faktury - zgodnie z oświadczeniem nabywcy złożonym w zamówieniu.
Oryginał faktury lub rachunku musi zawierać wyraz “ORYGINAŁ” a kopia faktury lub rachunku wyraz “KOPIA”. Jeżeli oryginał faktury ( rachunku ) zaginie lub ulegnie zniszczeniu sprzedawca ponownie wystawia fakturę zgodnie z kopią umieszczając słowo “DUPLIKAT”.
Faktury wpływające do Szkoły otrzymuje komórka finansowo - księgowa, która następnie przekazuje je odpowiednim komórkom do sprawdzenia pod względem merytorycznym i sama dokonuje kontroli pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzone faktury wracają do rozliczającej je komórki.
Dokumentami na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej sumy faktury ( rachunku uproszczonego ) są faktury korygujące i rachunki korygujące, wystawione przez sprzedawcę. Faktury i rachunki korygujące wystawione są w co najmniej w dwóch egzemplarzach:
Oryginał faktury korygującej lub rachunku korygującego musi zawierać wyraz “ORYGINAŁ”, a na kopii faktury lub rachunku “KOPIA”. Wystawienie ponowne oryginału tych dokumentów na podstawie kopii oznaczone jest wyrazem “DUPLIKAT”. Sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej - rachunku korygującego przez nabywcę.
§ 15
Dowody bankowe.
Dowodami bankowymi są;
1/ dowód wpłaty
2/ czeki
3/ polecenie przelewu
4/ wyciągi z rachunków bankowych
5/ zrealizowane przez bank polecenia przelewu własne i obce
Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy specjalnych druków “DOWÓD WPŁATY”. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku - oraz w czterech egzemplarzach przy wpłatach na konto w innym oddziale banku. Dowód wpłaty ujmowany jest w raporcie kasowym.
Czeki gotówkowe są wystawiane przez kasjera w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione pełnomocnictwami złożonymi w banku.
Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Czek rozrachunkowy z książeczki nie limitowanej wystawia i podpisuje wyłącznie osoba upoważniona przez dyrektora ZOSz- u. Odbiór czeku musi być pokwitowany w grzbiecie książeczki przez instytucję otrzymującą czek.
Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie lub polecenia przelewu. Polecenie przelewu wystawia pracownik referatu finansowego księgowego w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby składa się w banku. Po zrealizowaniu przelewu ZOSz. otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz przelewu. W przypadku złożenia jednorazowo więcej niż trzech przelewów sporządza się zbiorcze polecenie przelewu w dwóch egzemplarz, które po ostemplowaniu pieczęcią, jak polecenia przelewu, składa się w banku wraz z poleceniami przelewu.
Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych są sprawdzane przez głównego księgowego lub pracownika księgowości z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie je uzgodnić z oddziałem banku finansującego.
§ 16
Dokumenty dotyczące płac.
Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń ( z funduszu osobowego ) jest lista płac.
Podstawowymi źródłami do sporządzenia listy płac są:
1/ pismo angażujące
2/ przyznające dodatki do wynagrodzenia
3/ wykaz zajęć dydaktyczno - wychowawczych dodatkowo płatnych
4/ wykaz przeprowadzonych przez Nauczycieli godzin ponad wymiarowych
5/ zmiana umowy o pracę
6/ rozwiązanie umowy o pracę
7/ umowa o pracę zleconą
8/ zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych
9/ rachunek za wykonane prace
10/ wnioski premiowe
Pismo angażujące zawiera datę rozpoczęcia pracy, określenie stanowiska i czasu pracy, warunki wynagrodzenia oraz podpis dyrektora.
Pismo podpisuje dyrektor
Wykaz podpisuje dyrektor.
Rozwiązanie umowy o pracę podpisuje dyrektor.
Umowę - zlecenie na okres dłuższy sporządza komórka służb pracowniczych w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem;
Umowę o pracę zleconą podpisuje dyrektor.
Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych podpisuje dyrektor.
Przy wystawianiu i akceptowaniu wniosków premiowych należy ściśle przestrzegać regulaminu premiowania.
§ 17
okres, za jaki obliczono wynagrodzenie
Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyraźną (na piśmie) zgodą pracownika.
§ 18
Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach zarządzeniach ZUS-u.
§ 19
Dowody dotyczące działalności inwestycyjnej i kapitalnych remontów.
W zakresie robót budowlano - montażowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).
Dokumentami księgowymi stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji są;
§ 20
§ 21
“Planem głównym” jest plan obejmujący wydatki związane z utrzymaniem działalności podstawowej, danej szkoły. Obok planu “głównego” każda szkoła może mieć odrębne plany środków specjalnych. Każdy z planów wskazuje na odrębny kierunek działalności finansowej szkoły:
§ 22
Ochrona danych i mienia.
Obsługi Szkół.
22
Metryka strony
